Jaki czytnik RCP wybrać

8 pytań przed zakupem

1. Ile osób będzie się odbijać, dziś i za 2-3 lata?
2. Ile jest wejść? Jedno wspólne czy osobno hala i biuro?
3. Czy czytnik ma wisieć w budynku, czy na zewnątrz?
4. Czy ma też otwierać drzwi?
5. Czy przy wejściu jest gniazdko i Wi-Fi albo kabel sieciowy?
6. Czy chcesz widzieć obecność z domu albo z telefonu?
7. W jakiej formie Twoje biuro rachunkowe albo program kadrowy przyjmie godziny?
8. Czy w firmie są już karty, np. do drzwi? Jakie?

Poniżej wyjaśniamy, co wynika z każdej odpowiedzi.

Bez internetu czy w chmurze

Czytnik RCP może działać na trzy sposoby:

• Sam, bez sieci. Odbicia zostają w czytniku, a Ty zgrywasz je na komputer. To najtańsza opcja, ale godziny widzisz dopiero po zgraniu.
• W sieci firmy. Panel otwierasz w przeglądarce, na komputerze albo telefonie w biurze. Nie płacisz co miesiąc, ale spoza firmy panelu nie zobaczysz.
• W chmurze. Odbicia trafiają na serwer dostawcy. Widzisz je z domu, a w wielu programach ułożysz też grafik i przyjmiesz wnioski urlopowe. Za to płacisz abonament.

Przy każdym wariancie sprawdź jedno: co się dzieje, gdy nie ma internetu. Czytnik powinien zapisać odbicia w pamięci i wysłać je, gdy sieć wróci.

Abonament czy zakup raz

Abonament ma sens, gdy potrzebujesz dostępu spoza firmy, grafiku albo wniosków urlopowych. Jeśli chcesz tylko wiedzieć, kto ile przepracował, i raz w miesiącu wysłać godziny do biura, abonament nie jest potrzebny.

Uważaj na dwie rzeczy:

• opłatę za każdego pracownika, bo rośnie razem z firmą,
• dzierżawę czytnika, bo co miesiąc płacisz za urządzenie, które mógłbyś kupić.

Policzyliśmy to dla 10, 30 i 100 osób: RCP bez abonamentu - koszt na 3 lata.

Karta, palec, PIN czy telefon

Ten wybór ma też stronę prawną.

• Karta albo brelok. Odbicie trwa chwilę, a czytnik nie zbiera danych biometrycznych. UODO wskazuje karty dostępu, obok list obecności i identyfikatorów, jako sposób rejestracji czasu pracy bez biometrii. Minus: kartę można pożyczyć koledze.
• Odcisk palca albo twarz. Według UODO dane biometryczne nie mogą służyć do ewidencji czasu pracy (komunikat z 11.05.2020). Kodeks pracy dopuszcza je tylko w wąskich przypadkach (art. 22¹ᵇ). Jeśli kupisz taki czytnik do RCP, ryzyko prawne bierzesz na siebie.
• PIN. Nie trzeba kart, ale kod łatwo komuś podać.
• Aplikacja w telefonie. Dla ludzi w terenie, którzy nie przechodzą przez jedno wejście. Każdy musi mieć telefon.

Karty różnią się też częstotliwością: 125 kHz (starsze, np. EM, Unique) albo 13,56 MHz (np. MIFARE). Nie każdy czytnik czyta oba rodzaje. Masz już karty do drzwi? Zanim kupisz czytnik, sprawdź, jaką mają częstotliwość. Nasz RAZ-RCP-1 czyta tylko 13,56 MHz.

Więcej o sposobach rejestracji: co to jest system RCP.

Czy czytnik ma otwierać drzwi

Jeśli drzwi mają elektrozaczep, zamek albo zworę, czytnik z przekaźnikiem otworzy je od razu po odbiciu. Osobny kontroler dostępu nie jest wtedy potrzebny. Przed zakupem sprawdź:

• jakie napięcie ma zamek: prąd stały czy zmienny i ile woltów,
• z czego zamek będzie zasilany,
• czy chcesz wpuszczać tylko pracowników.

Jeśli w firmie jest kilka stref, do których różne osoby mają różne prawa wejścia, potrzebujesz pełnego systemu kontroli dostępu, a nie samego czytnika RCP.

Montaż i zasilanie

• W budynku czy na zewnątrz. Czytnik na zewnątrz musi mieć obudowę odporną na wodę i pył (oznaczenie IP, np. IP65). Czytnik biurowy na deszczu długo nie wytrzyma.
• Zasilanie. Z gniazdka przez zasilacz, kablem sieciowym (PoE) albo z instalacji. Gniazdko obok wejścia to najprostszy montaż.
• Sieć. Kabel, Wi-Fi albo bez sieci. Sprawdź, czy Wi-Fi sięga do wejścia i czy czytnik obsługuje Twoje pasmo. Wiele urządzeń działa tylko w paśmie 2,4 GHz.

Ilu pracowników i ile wejść

• Jedno wejście to zwykle jeden czytnik. Przy dwóch wejściach albo kilku oddziałach potrzebujesz kilku czytników, a godziny powinny składać się w jedną listę.
• Sprawdź, ile kart i odbić czytnik pomieści i czy program ma limit osób.
• Przy abonamencie za osobę policz koszt dla liczby ludzi, którą będziesz mieć za 2-3 lata.

Eksport do płac

Zapytaj biuro rachunkowe albo kadrową, w jakiej formie chcą dostawać godziny. Zwykle wystarcza zestawienie w Excelu (XLSX) albo PDF. Jeśli masz program kadrowy albo ERP, sprawdź, czy czytnik sam wysyła do niego odbicia albo czy program przyjmie plik z czytnika.

Pamiętaj, że czytnik zapisuje odbicia i liczy godziny. Urlopy, L4 i tytuły dni wolnych i tak trzeba dopisać w ewidencji czasu pracy.

Rodzaje czytników RCP - porównanie

Ceny orientacyjne, netto, stan na 31.10.2026 (cenniki producentów).

RAZ-RCP-1: prosty czytnik bez abonamentu

To nasz czytnik, więc piszemy o nim wprost. Zrobiliśmy go dla firmy, która chce przestać liczyć godziny ręcznie i nie chce kolejnego abonamentu.

1. Montaż. Przykręcasz go przy wejściu 4 wkrętami (szablon wiercenia jest w instrukcji, wkręty dokładasz swoje). Zasilasz przez USB-C. Kupując w sklepie, zasilacz dostajesz w tej samej paczce. Kabli nie musisz chować w ścianie. Z siecią łączysz go kablem, przez Wi-Fi albo przez jego własny hotspot.
2. Karty. W zestawie jest 5 kart i 5 breloków. Przykładasz kartę do czytnika, panel podaje jej numer, a Ty wpisujesz imię i nazwisko.
3. Odbicie. Pracownik przykłada kartę i nie naciska żadnych przycisków. Do 256 pracowników czytnik sam rozpoznaje wejście i wyjście: zielone światło to wejście, niebieskie to wyjście, a na każde daje inny dźwięk. Przy większej liczbie osób nie rozróżnia wejścia od wyjścia - oba odbicia brzmią tak samo. Odmowa zawsze ma osobny dźwięk.
4. Panel w czytniku. Otwierasz go w przeglądarce, na komputerze albo telefonie: przez hotspot czytnika, a gdy to włączysz, także w sieci firmy. Widzisz, kto jest w pracy, sumy godzin i dni do sprawdzenia, np. bez odbicia wyjścia. Brakujące odbicie dopiszesz ręcznie. Eksportujesz do XLSX albo PDF. Bez abonamentu.

Ile to trwa:

• Ok. 5 sekund bez dodawania pracownika. Podłączasz USB-C i odbijasz kartę.
• Ok. 5 minut z pierwszym pracownikiem. Włączasz czytnik, łączysz się z jego hotspotem Wi-Fi, logujesz się do panelu, klikasz „Pracownik” i „Dodaj kartę”.

Coś nie działa przy uruchomieniu? Możesz do nas zadzwonić: 791 157 693.

Liczba pracowników nie jest ograniczona. W pamięci czytnika mieści się ok. 300 000 odbić.

Panel możesz obejrzeć przed zakupem w demo z przykładowymi danymi.

Co jeszcze potrafi:

• Pracuje bez internetu i zapisuje odbicia w pamięci.
• Otwiera drzwi. Ma przekaźnik do elektrozaczepu, zamka albo zwory.
• Sam wysyła odbicia na adres Twojego serwera, np. do systemu kadrowego.

Gdy zechcesz widzieć obecność z domu, układać grafik i przyjmować wnioski urlopowe, podłączysz go do RCP-CLOUD.

Czego RAZ-RCP-1 nie robi

• Nie ma czytnika linii papilarnych ani rozpoznawania twarzy. Odbijasz się tylko kartą albo brelokiem.
• Nie ma klawiatury do PIN-u ani skanera kodów QR.
• Nie ma ekranu. Wynik odbicia pokazuje kolorem paska świetlnego i dźwiękiem.
• Czyta tylko karty 13,56 MHz: MIFARE i zgodne z ISO/IEC 14443-A. Kart 125 kHz (np. EM, Unique) nie odczyta. Jeśli takie masz, trzeba je wymienić. U nas karta kosztuje 3 zł netto.
• Nie nadaje się do montażu na zewnątrz. Nie ma klasy szczelności IP, więc montujesz go tylko wewnątrz budynku.
• Nie ma aplikacji do odbijania się telefonem, więc nie sprawdzi się przy pracy w terenie.
• Sam czytnik nie pokaże obecności spoza sieci firmy. Do tego potrzebny jest RCP-CLOUD, który jest płatny.
• Sam czytnik nie ma grafiku zmian ani wniosków urlopowych. To też funkcje RCP-CLOUD.
• Nie prowadzi za Ciebie pełnej ewidencji czasu pracy. Sam czytnik zapisuje odbicia i liczy godziny, a urlopy, L4 i tytuły dni wolnych dopisujesz osobno. W RCP-CLOUD urlopy i inne nieobecności wpisujesz w grafiku, a zaakceptowane wnioski urlopowe trafiają tam same.
• Otworzy tylko zamki na prąd stały (DC) do 24 V i 2 A, zasilane z osobnego zasilacza. Wpuszcza każdą kartę albo tylko karty pracowników.
• Wi-Fi działa tylko w paśmie 2,4 GHz.
• Nie zatrzyma pracownika, który odbije kartę kolegi. Tak jest w każdym czytniku na karty.
• Powyżej 256 pracowników nie rozróżnia wejścia od wyjścia. Oba odbicia brzmią wtedy tak samo. Odmowa zawsze ma osobny dźwięk.
• Bez prądu nie rejestruje odbić, ale zegar dalej trzyma czas.
• Kilka czytników bez RCP-CLOUD nie łączy danych w jeden raport. Zestawienia z każdego czytnika połączysz ręcznie, np. w Excelu. Jeden raport z kilku czytników daje RCP-CLOUD.
• Sam czytnik nie ma limitu pracowników, ale plany RCP-CLOUD są do 100 osób. Masz więcej? Napisz do nas.
• Sprzedajemy tylko firmom, z fakturą VAT, i wysyłamy tylko na terenie Polski.

RAZ-RCP-1 a tani rejestrator z USB

Prosty rejestrator z USB kupisz taniej niż RAZ-RCP-1, za ok. 280-410 zł netto (ceny orientacyjne, stan na 31.10.2026). Wiele takich modeli ma też odcisk palca, PIN i czyta karty 125 kHz. Odcisku palca do ewidencji czasu pracy i tak nie użyjesz (patrz wyżej).

Za różnicę w cenie RAZ-RCP-1 daje:

• panel w przeglądarce, który działa w samym czytniku. Nie instalujesz programu na komputerze i nie zgrywasz odbić ręcznie,
• połączenie kablem, przez Wi-Fi albo hotspot czytnika,
• przekaźnik do drzwi, bez osobnego kontrolera,
• wysyłanie odbić na Twój serwer, np. do systemu kadrowego,
• zgodność z normami cyberbezpieczeństwa EN 18031-1 i EN 18031-2,
• projekt i montaż w Polsce,
• RCP-CLOUD, jeśli kiedyś zechcesz widzieć obecność spoza firmy.

Jeśli wystarczy Ci raz w miesiącu zgrać odbicia na jeden komputer, tańszy rejestrator też da radę.

Kiedy lepiej wybrać coś innego

Zobacz też:

• typowe scenariusze wdrożenia
• czytnik RCP dla produkcji
• rejestracja czasu pracy w warsztacie
• darmowy szablon w Excelu

Źródła: komunikat UODO z 11.05.2020 (kopia archiwalna) · UODO, poradnik "Ochrona danych osobowych w miejscu pracy" · Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245