Ewidencja czasu pracy w Excelu - darmowy szablon

Co liczy arkusz

• godziny przepracowane - z godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, także przy zmianie przez północ,
• godziny w porze nocnej - porę nocną ustawiasz raz, w arkuszu "Dane",
• nadgodziny ponad normę dobową (domyślnie 8 godzin),
• wymiar czasu pracy w każdym miesiącu, po odjęciu świąt, także tych w sobotę,
• sumy miesiąca i podsumowanie roku: godziny, nadgodziny, dni urlopu, choroby i nieobecności.

Arkusz podświetli też dzień, w którym między końcem pracy a początkiem następnej zmiany było mniej niż 11 godzin. Tyle wynosi minimalny odpoczynek w każdej dobie (art. 132 § 1 Kodeksu pracy). Przepis ma wyjątki, dlatego to tylko ostrzeżenie.

Czego arkusz nie zrobi: nie rozliczy nadgodzin na koniec okresu rozliczeniowego i nie rozstrzygnie, czy za pracę w niedzielę albo w święto należy się inny dzień wolny, czy dodatek. Nadgodziny dzielisz na te z dodatkiem 50% i 100% sam, a arkusz sprawdza tylko, czy suma się zgadza.

Jak wypełnić szablon

1. Na arkuszu "Dane" wpisz pracodawcę, pracownika, rok, wymiar etatu i porę nocną, np. 22:00-6:00. Te dane trafią na wszystkie miesiące.
2. Otwórz arkusz miesiąca. Daty, dni tygodnia i święta już tam są, a wymiar w godzinach liczy się sam.
3. Codziennie albo na koniec tygodnia wpisz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Resztę policzy arkusz.
4. W dni bez pracy wybierz z listy tytuł dnia wolnego albo rodzaj nieobecności i wpisz, ile godzin trwała.
5. Nadgodziny rozdziel na te z dodatkiem 50% i 100%. Jeśli podział nie zgadza się z sumą, komórka zrobi się czerwona.
6. Po zamknięciu miesiąca sprawdź podsumowanie, wydrukuj arkusz i dołącz go do dokumentacji pracownika.

Przykład:

• Wtorek, 7:00-15:00: wpisujesz 7:00 i 15:00. Arkusz pokaże 8 godzin, 0 nocnych, 0 nadgodzin.
• Nocna zmiana 22:00-6:00 (pora nocna 22:00-6:00): wpisujesz 22:00 i 6:00. Arkusz pokaże 8 godzin, w tym 8 nocnych.
• Dzień urlopu: w nieobecnościach wybierasz "UW" i wpisujesz tyle godzin, ile pracownik miał tego dnia przepracować według rozkładu.

Wymiar na każdy miesiąc znajdziesz też w tabelach dni wolne od pracy 2026 i wymiar czasu pracy 2027.

Na co uważać w Excelu

• Jeden plik na osobę. Na kolejnego pracownika zrób kopię pliku, nie dopisuj go w tym samym arkuszu.
• Doba to nie data. Arkusz liczy nadgodziny w każdym wierszu osobno. Doba pracownicza liczy się jednak od godziny, o której pracownik zaczyna pracę według rozkładu (art. 128 § 3 Kodeksu pracy). Jeśli ktoś w poniedziałek zaczyna o 6:00, a we wtorek o 4:00, godziny od 4:00 do 6:00 we wtorek należą jeszcze do doby z poniedziałku. Takie dni sprawdź sam.
• Inne normy niż 8 godzin na dobę i 40 w tygodniu. Wymiar w arkuszu jest liczony dla tych norm (art. 129 § 1 i art. 130 Kodeksu pracy). Przy innych sprawdź go z kadrową.
• Formuły są chronione bez hasła. Ochronę zdejmiesz jednym kliknięciem, gdy chcesz przerobić arkusz pod siebie.

Excel a przepisy o dokumentacji

Ewidencję możesz prowadzić na papierze albo elektronicznie (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy). Excel na dysku to forma elektroniczna. Dla niej rozporządzenie (§ 9) wymaga m.in.:

• ochrony przed uszkodzeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych,
• zmian tylko według ustalonej i udokumentowanej procedury,
• zapisu, kto i co zmienił.

Zwykły plik na dysku tego sam nie zapewnia. Najprościej traktować Excel jak brudnopis: po zamknięciu miesiąca wydrukować arkusz i przechowywać wydruk w dokumentacji pracownika jako ewidencję w postaci papierowej. Druga droga to system, który sam zapisuje historię zmian. To ostrożna interpretacja, a nie cytat z przepisu - przy wątpliwościach zapytaj kadrową.

Ewidencja czasu pracy w skrócie

• Prowadzi ją każdy pracodawca, dla każdego pracownika na umowie o pracę, bez względu na liczbę zatrudnionych (art. 149 § 1 Kodeksu pracy).
• Musi zawierać m.in. godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny nocne, nadgodziny, dni wolne z tytułem ich udzielenia i nieobecności. Pełna lista 9 pozycji jest przy karcie ewidencji czasu pracy w PDF.
• Urzędowego wzoru nie ma, więc szablon możesz dowolnie zmienić.
• Przechowujesz ją przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym pracownik odszedł (art. 94 pkt 9b, dla zatrudnionych od 2019 r.).
• Za brak ewidencji albo naruszanie przepisów o czasie pracy grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł (art. 281 § 1 Kodeksu pracy, kwoty obowiązują od 8.07.2026 na podstawie ustawy z 11.03.2026, Dz.U. 2026 poz. 473).

Źródła: Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245 · rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 474 · ustawa z 11.03.2026 o zmianie ustawy o PIP (nowe grzywny z art. 281 KP), Dz.U. 2026 poz. 473 · ustawa z 10.01.2018 o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych (art. 7), Dz.U. 2018 poz. 357

Skróty w szablonie

Skróty są zwyczajowe. Żaden przepis ich nie narzuca, możesz używać własnych. Ważne, żeby z wpisu było jasne, z jakiego tytułu dzień jest wolny.

Szablon pomaga, ale za poprawność ewidencji odpowiadasz Ty jako pracodawca. Gdy masz wątpliwości, zapytaj kadrową albo biuro rachunkowe.