System RCP - co to jest i jak działa
System RCP to czytnik przy wejściu i program, który z odbić kart liczy godziny pracy. Wyjaśniamy, co zapisuje czytnik, czego wymaga prawo, jakie są sposoby rejestracji czasu pracy i ile to kosztuje.
ADARAZ P.S.A. · Sprawdzone: · Stan prawny na
Co to jest system RCP
RCP to skrót od "rejestracja czasu pracy". System RCP zapisuje, o której pracownik przyszedł do pracy i o której wyszedł. Potem liczy z tego godziny.
Najczęściej składa się z dwóch części:
- czytnika przy wejściu, do którego pracownik przykłada kartę albo brelok,
- programu, który przypisuje odbicia do osób, łączy wejście z wyjściem i liczy godziny za dzień i za miesiąc.
Program może działać w samym czytniku, na komputerze w biurze albo w chmurze. Na koniec miesiąca masz zestawienie godzin dla kadr albo biura rachunkowego.
Skrót RCP ma też drugie znaczenie. W RODO to "rejestr czynności przetwarzania", czyli zupełnie inny dokument. W tym poradniku RCP to zawsze rejestracja czasu pracy.
Jak działa czytnik RCP
Czytnik wisi na ścianie przy wejściu, w miejscu, którego nikt nie ominie. Pracownik przykłada kartę, a czytnik odczytuje jej numer i zapisuje godzinę. Program wie, do kogo należy karta, więc odbicie od razu trafia do właściwej osoby.
Czytniki różnią się w trzech sprawach:
- Wejście czy wyjście. W jednych czytnikach pracownik przed odbiciem naciska przycisk "wejście" albo "wyjście". Inne same to rozpoznają. Przy przyciskach łatwo o pomyłkę, gdy ktoś zapomni nacisnąć.
- Brak internetu. Dobry czytnik zapisuje odbicia w swojej pamięci i nie gubi ich, gdy sieć przestanie działać. Zegar z baterią pilnuje godziny także po zaniku prądu.
- Gdzie trafiają dane. Prosty rejestrator trzyma odbicia u siebie i zgrywasz je na komputer. Czytnik sieciowy pokazuje je w przeglądarce, w sieci firmy. Czytnik podłączony do chmury wysyła je na serwer, a Ty widzisz obecność z dowolnego miejsca.
System RCP a ewidencja czasu pracy
Czy system RCP jest obowiązkowy
Nie. Prawo wymaga ewidencji czasu pracy, a nie konkretnego urządzenia. To dwie różne rzeczy:
- Ewidencja czasu pracy to dokument prowadzony dla każdego pracownika. Jest obowiązkowa.
- System RCP to narzędzie, które zbiera część danych do tej ewidencji, przede wszystkim godziny wejścia i wyjścia. Nie jest obowiązkowy.
Obowiązek wynika z art. 149 § 1 Kodeksu pracy. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika, żeby prawidłowo ustalić jego wynagrodzenie i inne świadczenia związane z pracą. Pracownik może ją zobaczyć, gdy o to poprosi. Przepis nie ma progu: dotyczy też firmy, która zatrudnia na umowę o pracę jedną osobę. Ani Kodeks pracy, ani rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej nie mówi, czym masz zbierać dane. Możesz to robić czytnikiem, w programie albo na papierze.
W 2019 r. Trybunał Sprawiedliwości UE orzekł, że państwa UE mają wymagać od pracodawców obiektywnego, wiarygodnego i dostępnego systemu mierzenia dziennego czasu pracy (sprawa C-55/18). Formę tego systemu wybiera każde państwo. Polskie przepisy nie nakazują rejestracji elektronicznej. Od 1 stycznia 2019 r. rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wymaga za to, żeby w ewidencji były godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Co musi zawierać ewidencja
Listę daje § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 474). W ewidencji muszą być:
- liczba przepracowanych godzin oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczba godzin pracy w porze nocnej,
- liczba godzin nadliczbowych,
- dni wolne od pracy, z oznaczeniem, z jakiego tytułu ich udzielono,
- liczba godzin dyżuru, godzina jego rozpoczęcia i zakończenia oraz miejsce dyżuru,
- rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
- rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności,
- wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności,
- czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, jeśli wykonuje je w ramach przygotowania zawodowego.
Rozporządzenie nie ma urzędowego wzoru ewidencji. Układ wybierasz sam.
Co zapisze czytnik, a co trzeba dopisać
| Dane w ewidencji | Czy zapisze czytnik RCP | Kto uzupełnia |
|---|---|---|
| Godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy | Tak, z odbić | Kadry poprawiają tylko braki, np. gdy ktoś zapomniał odbić wyjście |
| Liczba przepracowanych godzin | Tak, program liczy ją z odbić | - |
| Godziny w porze nocnej i nadliczbowe | Zależy od programu. Musi znać rozkład czasu pracy pracownika | Kadry albo program z grafikiem |
| Dni wolne z tytułem, np. za święto w sobotę | Nie | Kadry |
| Urlopy, L4, opieka i inne nieobecności | Nie | Kadry albo program z wnioskami urlopowymi |
| Zwolnienia od pracy | Nie | Kadry |
| Dyżury z miejscem pełnienia | Nie | Kadry |
Sam zapis odbić nie jest więc pełną ewidencją, ale jest dobrą podstawą. Godziny wejścia i wyjścia są wpisane bez przepisywania z kartki, a kadry dopisują resztę.
Kogo dotyczą wyjątki
Art. 149 § 2 Kodeksu pracy zwalnia z ewidencjonowania godzin pracy trzy grupy: pracowników w zadaniowym czasie pracy, osoby zarządzające zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz pracowników z ryczałtem za nadgodziny albo za pracę w nocy. Zwolnienie dotyczy tylko godzin. Dni wolne i nieobecności tych osób nadal wpisujesz.
Papier czy plik i jak długo przechowywać
- Ewidencję możesz prowadzić na papierze albo elektronicznie (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy).
- Wersja elektroniczna musi spełniać warunki z § 9 rozporządzenia: chronić przed utratą i dostępem osób nieuprawnionych, zapisywać, kto i co zmienił, i pozwalać wydać dokumenty. Zwykły plik Excel na dysku nie zapisuje, kto i co w nim zmienił. Bezpieczniej co miesiąc go wydrukować i przechowywać razem z dokumentacją pracowniczą.
- Ewidencję przechowujesz przez cały okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym pracownik odszedł (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Ta zasada dotyczy osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. Dla zatrudnionych wcześniej okres może być dłuższy.
- Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, której częścią jest ewidencja, i naruszanie przepisów o czasie pracy to wykroczenia (art. 281 § 1 pkt 5 i 6 Kodeksu pracy). Grzywna wynosi od 2 000 do 60 000 zł. Takie kwoty obowiązują od 8 lipca 2026 r. (ustawa z 11 marca 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 473), wcześniej było to od 1 000 do 30 000 zł.
Sposoby rejestracji czasu pracy
| Sposób | Jak to wygląda | Plusy | Minusy |
|---|---|---|---|
| Karta albo brelok RFID | Pracownik przykłada kartę do czytnika przy wejściu | Odbicie trwa chwilę. Karty są tanie. Czytnik nie zbiera danych biometrycznych | Kartę można zgubić albo pożyczyć koledze. Przy każdym wejściu potrzebny jest czytnik |
| PIN na klawiaturze | Pracownik wpisuje swój kod | Nie trzeba kart | Kod łatwo podać innej osobie. Przy kilku osobach naraz robi się kolejka |
| Kod QR | Pracownik pokazuje kod na telefonie albo skanuje kod przy wejściu | Tani start, wystarczy tablet albo telefon | Wymaga telefonu u pracownika albo tabletu przy wejściu |
| Aplikacja w telefonie z GPS | Pracownik odbija się w aplikacji, która zapisuje miejsce | Działa w terenie, bez czytnika | Wymaga telefonu, zwykle prywatnego. Lokalizacja pracownika to dane osobowe, więc zbieraj jej tylko tyle, ile potrzebujesz. Zwykle abonament za osobę |
| Odcisk palca albo twarz | Czytnik rozpoznaje pracownika | Nie da się odbić za kogoś | Według UODO nie może służyć do ewidencji czasu pracy (szczegóły niżej) |
| Lista obecności na papierze | Pracownik podpisuje się na liście | Nic nie kosztuje | Godziny trzeba przepisywać i liczyć ręcznie. Sama lista nie ma wszystkich danych ewidencji |
Porównanie czytników, z montażem, drzwiami i eksportem do płac: jaki czytnik RCP wybrać.
Dlaczego nie odcisk palca
Odcisk palca i obraz twarzy to dane biometryczne. Według art. 22¹ᵇ Kodeksu pracy pracodawca może je przetwarzać w dwóch sytuacjach:
- pracownik przekaże je z własnej inicjatywy i wyrazi zgodę,
- są niezbędne do kontroli dostępu do szczególnie ważnych informacji albo pomieszczeń, które wymagają szczególnej ochrony.
Rejestracji czasu pracy w tym przepisie nie ma.
UODO napisał to wprost w komunikacie z 11 maja 2020 r.: "Przetwarzanie przez pracodawcę danych biometrycznych pracowników nie może służyć celowi, jakim jest ewidencja czasu pracy". Jako alternatywę urząd wskazał listy obecności oraz indywidualne identyfikatory albo karty dostępu.
Ile kosztuje system RCP
Na rynku są trzy modele płatności:
| Model | Ile płacisz (netto) | Na co uważać |
|---|---|---|
| Czytnik kupiony raz, program w czytniku albo na komputerze | Raz, od ok. 280 zł za prosty rejestrator. Program na komputer bywa płatny osobno | Nie ma opłat co miesiąc. Sprawdź, gdzie widzisz dane: tylko po zgraniu, w sieci firmy czy z dowolnego miejsca |
| Program w abonamencie za pracownika | Ok. 4-20 zł za osobę miesięcznie, czytnik zwykle osobno | Koszt rośnie razem z liczbą pracowników |
| Czytnik w dzierżawie i abonament | Ok. 80-160 zł miesięcznie za czytnik, do tego jednorazowa aktywacja ok. 200-290 zł i abonament za program | W cennikach, które sprawdziliśmy, 3 lata dzierżawy kosztują więcej niż zakup czytnika |
Ceny orientacyjne, netto, stan na 31.10.2026 (cenniki producentów).
Przykład: RAZ-RCP-1 kupujesz raz za 799 zł netto, bez abonamentu. Gdy chcesz widzieć obecność spoza firmy, dokupujesz RCP-CLOUD. Dla firmy do 30 pracowników licencja kosztuje 300 zł netto za 12 miesięcy albo 600 zł netto za 24 miesiące. Przez 3 lata czytnik z chmurą kosztuje więc 1 699 zł netto, tyle samo przy 10, co przy 30 osobach. Do tego dochodzą tylko karty: 5 kart i 5 breloków jest w zestawie, a każda kolejna karta kosztuje 3 zł netto.
Pełne wyliczenie dla 10, 30 i 100 osób na 12, 24 i 36 miesięcy: RCP bez abonamentu - ile to kosztuje przez 3 lata.
Jak zacząć
- Policz ludzi i wejścia. Jeśli wszyscy wchodzą jednymi drzwiami, wystarczy jeden czytnik.
- Zdecyduj, czy chcesz widzieć obecność spoza firmy. Jeśli nie, wystarczy czytnik z własnym panelem, bez abonamentu.
- Wybierz karty albo breloki. To najprostszy sposób, który nie wymaga danych biometrycznych.
- Ustal zasady na piśmie. Jeśli masz regulamin pracy, opisz w nim, jak pracownicy potwierdzają przybycie i obecność w pracy (art. 104¹ § 1 pkt 9 Kodeksu pracy). Regulamin jest obowiązkowy od 50 pracowników, a od 20, gdy wystąpi o niego zakładowa organizacja związkowa (art. 104 § 1¹ i § 3 Kodeksu pracy). Bez regulaminu przekazujesz te zasady każdemu pracownikowi na papierze albo elektronicznie, najpóźniej 7 dni po dopuszczeniu go do pracy (art. 29 § 3 pkt 1 lit. m Kodeksu pracy). Poinformuj pracowników, jakie dane zbierasz i po co (art. 13 RODO). Jeśli dane trafią do chmury dostawcy, potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). W RCP-CLOUD przetwarzamy dane na podstawie takiej umowy (regulamin sklepu, pkt 7).
- Ustal, kto dopisuje urlopy, L4 i dni wolne. Ustal też, kto co miesiąc sprawdza dni bez odbicia wyjścia.
- Pierwszy miesiąc prowadź równolegle ze starą listą. Zobaczysz, czy wszyscy pamiętają o odbiciu i czy sumy godzin się zgadzają.
Wolisz na razie prowadzić ewidencję ręcznie? Pobierz darmowy szablon ewidencji czasu pracy w Excelu albo kartę ewidencji czasu pracy w PDF. Oba są bez logo i bez rejestracji.
Źródła: Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245 · ustawa z 11.03.2026 o zmianie ustawy o PIP (nowe grzywny z art. 281 KP), Dz.U. 2026 poz. 473 · rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 474 · ustawa z 10.01.2018 o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych (art. 7), Dz.U. 2018 poz. 357 · RODO, rozporządzenie (UE) 2016/679 · wyrok TSUE z 14.05.2019, C-55/18 · komunikat UODO z 11.05.2020 (kopia archiwalna) · UODO, poradnik "Ochrona danych osobowych w miejscu pracy"