Rejestracja czasu pracy w praktyce: 3 typowe scenariusze

1. Zakład produkcyjny, dwie zmiany

Typowy scenariusz, nie opis konkretnego klienta.

Jak jest: na przykład 25 osób na dwóch zmianach, 6:00-14:00 i 14:00-22:00. Jedno wejście pracownicze na halę. Do tej pory była papierowa lista, a kierownik zmiany przepisywał godziny do arkusza.

Co montujesz: jeden RAZ-RCP-1 przy wejściu na halę. Każdy dostaje kartę albo brelok. 5 kart i 5 breloków jest w zestawie, resztę dokupisz w sklepie. Czytnik zasilasz z gniazdka przez USB-C. Kupując w sklepie, zasilacz dostajesz w tej samej paczce. Z siecią łączysz go kablem albo przez Wi-Fi.

Pierwsze uruchomienie: podłączasz USB-C i odbijasz kartę - to około 5 sekund. Dodanie pierwszego pracownika trwa około 5 minut: włączasz czytnik, łączysz się z jego hotspotem Wi-Fi, logujesz się do panelu, klikasz „Pracownik” i „Dodaj kartę”. Limitu pracowników nie ma, a w pamięci czytnika mieści się około 300 000 odbić. Jeśli coś nie idzie, możesz do nas zadzwonić: 791 157 693.

Jak wygląda dzień:

• Pracownik przykłada kartę przy wejściu i przy wyjściu. Czytnik sam rozpoznaje, czy to wejście, czy wyjście: zielone światło to wejście, niebieskie to wyjście, a każde ma inny dźwięk. Odmowa ma swój, osobny dźwięk.
• Dwa szybkie przyłożenia tej samej karty liczą się jako jedno. Kto w kolejce przyłoży kartę drugi raz, "dla pewności", nie zrobi sobie od razu wyjścia.
• Gdy ktoś zapomni odbić wyjście, panel sam pokaże ten dzień do sprawdzenia.
• Gdy pracujecie też w nocy, zmiana przez północ liczy się jako jedna.

Koniec miesiąca: w panelu czytnika eksportujesz godziny do XLSX i wysyłasz kadrom albo biuru rachunkowemu. Jeśli grafik ma dwie zmiany i chcesz go układać w jednym miejscu, dochodzi RCP-CLOUD: grafik zmian, wnioski urlopowe i listy obecności do podpisu w PDF. Zamknięty miesiąc jest tam zablokowany, a każda poprawka odbicia wymaga powodu.

Czego czytnik tu nie zrobi: nie liczy sztuk ani czasu przy konkretnym zleceniu - zapisuje wejścia i wyjścia. Jeśli zakład ma już karty 125 kHz (EM, Unique, np. do starej kontroli dostępu), RAZ-RCP-1 ich nie przeczyta: czyta tylko karty 13,56 MHz (MIFARE, ISO/IEC 14443-A), więc karty trzeba wymienić. Ewidencja czasu pracy to też urlopy, zwolnienia lekarskie i inne nieobecności. Te dopisuje kadrowa, w RCP-CLOUD albo w swoim programie.

Więcej o czytniku na halę: RCP dla produkcji.

2. Warsztat samochodowy, 8 osób

Typowy scenariusz, nie opis konkretnego klienta.

Jak jest: na przykład 8 osób, jedna zmiana, 8:00-16:00. Wejście dla pracowników od zaplecza, a właściciel nie chce rozdawać kluczy.

Co montujesz: RAZ-RCP-1 przy drzwiach od zaplecza, podłączony do elektrozaczepu. Przekaźnik jest w czytniku, więc osobny kontroler dostępu nie jest potrzebny. Zamek musi być na prąd stały, do 24 V i 2 A, z własnym zasilaczem.

Jak wygląda dzień:

• Mechanik przykłada brelok przy kluczykach: czytnik zapisuje godzinę i otwiera drzwi. Palec w smarze nie przeszkadza, bo czytnik nie skanuje odcisków.
• Drzwi otwierają się tylko dla kart pracowników. Przy wyjściu czytnik może tylko zapisać godzinę, bez otwierania.
• Gdy padnie internet, czytnik dalej zapisuje odbicia w pamięci. Gdy zabraknie prądu, odbić nie rejestruje, ale zegar dalej trzyma czas.

Koniec miesiąca: wystarczy sam czytnik. Godziny dzień po dniu i sumę za miesiąc eksportujesz z panelu do XLSX albo drukujesz do PDF. Abonamentu nie ma. RCP-CLOUD przyda się dopiero wtedy, gdy chcesz zaglądać z domu albo z telefonu poza siecią warsztatu.

Koszt: czytnik 799 zł netto, raz. Karty i breloki z zestawu wystarczą na start, kolejne po 3 zł netto za sztukę. Do tego zamek, jeśli go jeszcze nie masz.

Czego czytnik tu nie zrobi: nie zawiśnie na zewnątrz - nie ma klasy szczelności IP, więc montujesz go wewnątrz budynku. Nie rozliczy czasu pracy przy konkretnym aucie ani zleceniu.

Więcej o czytniku do warsztatu: RCP dla warsztatu.

3. Biuro, praca w elastycznych godzinach

Typowy scenariusz, nie opis konkretnego klienta.

Jak jest: na przykład 15 osób, godziny pracy elastyczne, część dni zdalnie. Kierownik chce wiedzieć, kto jest dziś w biurze, a kadry potrzebują godzin do ewidencji.

Co montujesz: RAZ-RCP-1 przy wejściu do biura, połączony z siecią przez Wi-Fi albo kablem, oraz RCP-CLOUD.

Jak wygląda dzień:

• W RCP-CLOUD widzisz, kto dziś jest w pracy i kto się spóźnił - z biura, z domu albo z telefonu.
• Pracownik dostaje SMS-em osobisty link do swojego panelu, bez loginu i hasła. Stamtąd wysyła wniosek urlopowy. Ty akceptujesz albo odrzucasz, a zaakceptowane dni robocze same trafiają do grafiku.
• Tolerancję spóźnień i zaokrąglanie ustawiasz sam, według zasad firmy.

Koniec miesiąca: listy obecności do podpisu w PDF dla całej firmy albo jednej osoby. Podsumowanie roku pokazuje dni urlopu i nieobecności każdej osoby.

Czego czytnik tu nie zrobi: nie zapisze pracy zdalnej, bo odbicie wymaga przyłożenia karty przy wejściu. Odbijania z aplikacji w telefonie też nie ma - telefon służy do podglądu i wniosków.

Jak to wygląda u klienta

Twoja firma wygląda inaczej?

• Więcej niż 256 osób. Limitu pracowników nie ma. Do 256 pracowników czytnik sam rozpoznaje wejście i wyjście i daje na każde inny dźwięk. Przy większej liczbie osób nie rozróżnia wejścia od wyjścia - oba odbicia brzmią tak samo. Odmowa zawsze ma osobny dźwięk.
• Kilka wejść, kilka czytników. Bez RCP-CLOUD każdy czytnik ma swój raport. Możesz je połączyć ręcznie, np. w Excelu. Jeden raport z kilku czytników daje RCP-CLOUD.

Napisz na contact@adaraz.com albo zadzwoń: 791 157 693. Powiedz, ile osób, ile wejść i czy potrzebujesz zamka - odpiszemy, czy RAZ-RCP-1 pasuje.

Wolisz na razie liczyć godziny ręcznie? Pobierz darmowy szablon ewidencji czasu pracy.