Karta ewidencji czasu pracy - wzór PDF do wypełnienia

Jak wypełnić kartę

Na papierze: wydrukuj kartę w skali 100%. Wpisz miesiąc, rok, dane pracownika i wymiar czasu pracy w miesiącu. Przy każdym dniu wpisz dzień tygodnia, potem godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę godzin, a w dni bez pracy tytuł dnia wolnego albo rodzaj nieobecności. Na koniec miesiąca policz sumy w ostatnim wierszu.

Na komputerze: otwórz plik w czytniku PDF i wpisuj wprost w pola karty. Potem zapisz plik albo go wydrukuj. Sum PDF nie policzy - jeśli chcesz, żeby liczyły się same, użyj wersji Excel.

Przykład wiersza:

• Wtorek, praca 7:00-15:00: w "Rozpoczęcie" 7:00, w "Zakończenie" 15:00, w "Godz. przepracowane" 8.
• Sobota wolna z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy: w "Dzień wolny - tytuł" W5.
• Dzień urlopu: w "Nieob. uspraw. - rodzaj" UW, a w godzinach tyle, ile pracownik miał tego dnia przepracować według rozkładu.

Wymiar na każdy miesiąc weźmiesz z tabel dni wolne od pracy 2026 i wymiar czasu pracy 2027.

Co musi zawierać ewidencja czasu pracy

Ewidencję prowadzisz osobno dla każdego pracownika. Według § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej musi zawierać informacje o:

1. liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
2. liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
3. liczbie godzin nadliczbowych,
4. dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
5. liczbie godzin dyżuru, godzinie jego rozpoczęcia i zakończenia oraz miejscu pełnienia,
6. rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
7. rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
8. wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
9. czasie pracy młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, jeśli wykonuje je w ramach przygotowania zawodowego.

Godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy jest obowiązkowa od 2019 r. Sama liczba godzin już nie wystarczy.

Urzędowego wzoru nie ma. Rozporządzenie mówi, co ma się znaleźć w ewidencji, ale nie narzuca układu. Nasz wzór możesz więc dowolnie przerobić. Pozycję 9 wpisujesz w "Uwagach" - tylko jeśli zatrudniasz młodocianych.

Kto musi prowadzić ewidencję

Każdy pracodawca, dla każdego pracownika na umowie o pracę, bez względu na to, ilu ludzi zatrudnia (art. 149 § 1 Kodeksu pracy). Pracownik może poprosić o wgląd w swoją ewidencję i musisz mu ją udostępnić.

Godzin pracy nie wpisujesz trzem grupom (art. 149 § 2):

• pracownikom w zadaniowym czasie pracy,
• osobom zarządzającym zakładem pracy w imieniu pracodawcy - to szef firmy i jego zastępcy, członkowie zarządu i główny księgowy (art. 128 § 2 pkt 2). Kierownik zmiany albo działu do tej grupy nie należy,
• pracownikom z ryczałtem za nadgodziny albo za pracę w porze nocnej.

Ich dni wolne, urlopy i inne nieobecności nadal ewidencjonujesz.

Prawo wymaga ewidencji, a nie konkretnego urządzenia. Czytnik RCP czy program to tylko sposób zbierania godzin. Zobacz, czym system RCP różni się od ewidencji.

Jak przechowywać karty

Papierowe karty trzymasz tak, żeby nie zniszczyły się i nie trafiły w niepowołane ręce, np. w zamykanej szafie (§ 8 rozporządzenia). Ewidencję przechowujesz przez cały okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym pracownik odszedł (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Dotyczy to pracowników zatrudnionych od 2019 r. Dla zatrudnionych wcześniej okresy mogą być dłuższe.

Za brak ewidencji albo naruszanie przepisów o czasie pracy grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł (art. 281 § 1 Kodeksu pracy, kwoty obowiązują od 8.07.2026 na podstawie ustawy z 11.03.2026, Dz.U. 2026 poz. 473).

Źródła: Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245 · rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 474 · ustawa z 11.03.2026 o zmianie ustawy o PIP (nowe grzywny z art. 281 KP), Dz.U. 2026 poz. 473 · ustawa z 10.01.2018 o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych (art. 7), Dz.U. 2018 poz. 357

Skróty na karcie

Skróty są zwyczajowe. Żaden przepis ich nie narzuca, możesz używać własnych. Ważne, żeby z wpisu było jasne, z jakiego tytułu dzień jest wolny.

Najczęstsze błędy

• Lista obecności zamiast ewidencji. Lista z podpisami nie ma godzin nocnych, nadgodzin ani tytułów dni wolnych. Ewidencji nie zastąpi.
• Same sumy godzin. Bez godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy ewidencja jest niepełna.
• Dzień wolny bez tytułu. Zamiast samego "wolne" wpisz, z jakiego tytułu, np. W5 albo WŚ.
• Brak dnia wolnego za święto w sobotę. W 2026 r. to 15.08 i 26.12, w 2027 r. 1.05 i 25.12.
• Nocna zmiana policzona na minus. Zmiana od 22:00 do 6:00 to 8 godzin, nie -16.
• Dyrektor bez ewidencji w ogóle. Jego godzin nie wpisujesz, ale urlopy i nieobecności tak.
• Log z czytnika jako cała ewidencja. Czytnik RCP zapisuje wejścia i wyjścia. Urlopy, choroby i tytuły dni wolnych trzeba dopisać. Zobacz też, jaki czytnik RCP wybrać.

Wzór pomaga, ale za poprawność ewidencji odpowiadasz Ty jako pracodawca. Gdy masz wątpliwości, zapytaj kadrową albo biuro rachunkowe.